Сроки хранения бухгалтерских документов в 2024 году. Особенности ФСБУ 27/2021.

1. Требования к документам бухгалтерского учета, имеющим оборот в компаниях - участниках ВЭД

Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а также Стандартом ФСБУ 27/2021.

Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных ниже.

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случая, когда законодательство или правила страны - места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке.

При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Что значит "построчный перевод". Все очень просто. Если в документе есть строчка, то она должна иметь перевод. Каждая строчка! Не выборочно, а каждая.

2. Каков порядок хранения документов бухучета

Храните документы бухучета в порядке, установленном п. п. 23 - 27 ФСБУ 27/2021.
Для этого храните подлинники документов бухучета в том виде, в котором они были составлены. Запрещено переводить документы, составленные на бумажном носителе, в электронный вид для последующего хранения.

С 1 января 2024 г. документы бухучета, а также данные, содержащиеся в них, храните в РФ. Также в России размещайте базы указанных данных.

Вы можете это делать и до указанной даты (Приказ Минфина России от 23.12.2021 N 224н, Информационное сообщение Минфина России от 24.12.2021 N ИС-учет-35).

Исключение составляют случаи, когда организация ведет деятельность за пределами РФ и законодательство или правила страны, в которой осуществляется деятельность, требуют хранения документов бухучета на ее территории.

Тогда обеспечьте хранение в этой стране. Вы можете хранить документы и данные параллельно в РФ и за пределами РФ, если требование о хранении предусмотрено законодательством страны - места ведения деятельности за пределами РФ (пп. "в" п. 9 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33).

Еще больше информации от ФНС, Минфина, ФТС на семинарах по ВЭД для бухгалтеров в учебном центре Грин Филд. Лидеры отрасли помогут разобраться в самых сложных вопросах. Присоединяйтесь к нам и откройте новые горизонты в своей карьере!

Предоставьте доступ к документам бухучета в порядке, установленном вами с учетом требований законодательства РФ. Например, вы обязаны обеспечить доступ к таким документам акционеру, владеющему не менее чем 25% голосующих акций, по его требованию (п. 5 ст. 91 Закона об АО). При предоставлении доступа информируйте главного бухгалтера или иное должностное лицо организации, которое ведет бухучет.

Обеспечьте безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Если документы бухучета утрачены или испорчены, в результате чего их невозможно использовать, примите все возможные меры по их восстановлению.

АО хранят документы в специальном порядке, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. При утрате или повреждении подлинника документа храните его копию, заверенную в установленном порядке.

В каждом случае утраты или повреждения подлинника составьте соответствующий акт. Укажите в нем причины утраты или повреждения. Акт подписывает руководитель структурного подразделения и утверждают единоличный исполнительный орган и главный бухгалтер организации. Акт храните вместе с копией документа (п. 3.4 Порядка).

Рекомендуем и организациям, не являющимся АО, действовать так же при утрате или повреждении бухгалтерских документов, если их нельзя восстановить.


3. Какие сроки установлены для хранения документов бухучета

Документы бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность храните не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Конкретные сроки хранения установите на основании Налогового кодекса РФ, Закона об архивном деле и Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Не используйте Перечень в отношении документов, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).

Если в отношении одного и того же документа несколькими нормативными актами предусмотрен разный срок, руководствуйтесь тем актом, в котором указан наибольший срок хранения.

Для наиболее распространенных на практике видов документов установлены такие сроки хранения:
первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, используемые для целей налогообложения, - пять лет после окончания налогового периода, в котором этот документ в последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Например, при продаже ОС с убытком документы бухучета, подтверждающие этот убыток, должны храниться в течение пяти лет, следующих за годом, в котором в налоговом учете в расходах полностью признан убыток;

документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (например, расчетно-платежные ведомости (Т-49), расчетные ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату страховых взносов, больничные) - шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для исчисления или уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);

документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) при наличии лицевых счетов - шесть лет (ст. 295 Перечня).

При отсутствии лицевых счетов - 75 лет, если документы созданы до 2003 г., и 50 лет, если они созданы в 2003 г. и позже. Эти сроки отсчитываются со дня создания документа (п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 295 Перечня);

документы, связанные с ликвидацией (реорганизацией) организации (передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий) - постоянно (ст. ст. 278, 322 Перечня);

годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность - постоянно* (ст. 268 Перечня).

<*> Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях.
Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.


4. Какие штрафы предусмотрены за нарушение сроков хранения документов бухучета

За нарушение сроков хранения бухгалтерских документов для должностных лиц организации предусмотрен административный штраф от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию должностного лица на срок от года до двух лет (ч. 1, 2 ст. 15.11, примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).